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Aktuelles aus dem Medizinrecht

  • 11.04.2022 | Löschung von Patientendaten – DSGVO gegen Berufsrecht
  • Der richtige Umgang mit der Aufbewahrung und Löschung der ärztlichen Behandlungsdokumentation ist angesichts der Vielzahl von gesetzlichen Regelungen nicht immer einfach zu gewährleisten. Die Regelungen des allgemeinen Zivilrechts, des Vertragsarztrechts und des ärztlichen Berufsrechts, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und nicht zuletzt eine ganze Reihe von Spezialregelungen sind dabei zu beachten. Oft herrscht in der Praxis Unklarheit darüber, ob und wann Unterlagen vernichtet werden dürfen oder gar müssen. So dürften in einigen Kellern noch die Unterlagen aus vergangenen Jahrzehnten lagern, womöglich gänzlich in Vergessenheit geraten sein. Ein gutes Archivmanagement ist jedoch in Zeiten der DSGVO unerlässlich.

    Notwendiger Inhalt der Behandlungsdokumentation

    Ärzte* sind verpflichtet, über ihre in Ausübung des Berufes gemachten Feststellungen und Maßnahmen die erforderlichen Aufzeichnungen zu machen (§ 10 Musterberufsordnung – MBO-Ä; § 630 f) BGB). Danach sind alle Maßnahmen und Ergebnisse, die aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlich sind, aufzuzeichnen. Dies sind insbesondere Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen, Einwilligungen und Aufklärungen sowie Arztbriefe.

    Der konkrete Inhalt der jeweiligen Patientenakte bemisst sich also nach der individuellen Behandlungshistorie. Im Streitfall – insbesondere im Arzthaftungsverfahren – ist die Behandlungsdokumentation notwendige Grundlage der Verteidigung und des regelhaft einzuholenden Sachverständigengutachtens. Lücken oder eine fehlende Dokumentation – auch eine Löschung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist – haben vor Gericht weitreichende Konsequenzen. Es gilt der Grundsatz: was nicht dokumentiert ist, wurde nicht gemacht (§ 630 h) Abs. 3 BGB). In solchen Fällen muss der Arzt dann auf andere Weise versuchen, die durchgeführten Behandlungsmaßnahmen nachzuweisen.

    Aufbewahrungsfristen

    Die Behandlungsdokumentation ist im Regelfall für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren (§ 10 Abs. 3 MBO-Ä; § 630 f) Abs. 3; § 57 Abs. 2 BMV-Ä). Längere Aufbewahrungspflichten können sich aus Spezialregelungen ergeben. Dies sind z.B. 30 Jahre für bestimmte Unterlagen nach der Strahlenschutzverordnung, 15 bzw. 30 Jahre für Unterlagen nach dem Transfusionsgesetz und 20 Jahre im BG-Verletztenverfahren. Der Lauf der Frist beginnt nach Abschluss der Behandlung, also dem Ende der Behandlung der konkreten Erkrankung, nicht der einzelnen Behandlungsmaßnahme. Dies führt gerade bei langfristigen Erkrankungen zu entsprechend langen Aufbewahrungszeiten.

    Neben der Pflicht zur Aufbewahrung steht dem Arzt auch das Recht zur Aufbewahrung der Patientendaten zu. Denn die Unterlagen können zur Rechtsverteidigung, z.B. im Arzthaftungsverfahren oder bei Abrechnungsstreitigkeiten, als Beweismittel herangezogen werden. Solange hier also Rechtsstreitigkeiten drohen, besteht das Recht zur Aufbewahrung der Unterlagen. Angesichts der zivilrechtlichen Höchstverjährungsfrist sind dies maximal 30 Jahre.

    Löschung der Unterlagen

    Die Anfertigung, Aufbewahrung und Verwendung der Patientendokumentation stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar und der Arzt ist datenschutzrechtlich hierfür verantwortlich. Die DSGVO gewährt dem Patienten umfangreiche Rechte, neben Auskunfts- und Einsichtsrechten auch das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO). Verlangt ein Patient nun die Löschung bzw. Vernichtung der Behandlungsdokumentation, muss der Arzt prüfen, ob er dem nachkommen darf oder Gründe entgegenstehen. Diese können insbesondere sein:

    • Die Behandlungsunterlagen werden noch zur Durchführung des Behandlungsvertrages benötigt.
    • Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (s.o.) sind noch nicht abgelaufen.
    • Die Unterlagen werden noch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, z.B. in Arzthaftungsverfahren, benötigt, insbesondere ist noch keine Verjährung eingetreten.

    In diesen Fällen darf der Arzt das Löschungsverlangen des Patienten zurückweisen. Die weitere Verwendung der Daten sollte er jedoch unbedingt auf ein Minimum reduzieren, gegebenenfalls können die Unterlagen mit einem Sperrvermerk versehen und getrennt von der laufenden Patientenkartei aufbewahrt werden. Es gilt der Grundsatz der Datenminimierung.

    Sobald der Grund für die Aufbewahrung der Patientendokumentation wegfällt, müssen die Unterlagen vernichtet werden, dies auch ohne ausdrückliches Löschungsverlangen des Patienten. Dabei muss auf datenschutzkonforme Entsorgung geachtet werden, keinesfalls dürfen die Unterlagen einfach in die Mülltonne oder zum Altpapier geworfen werden, da sie hier nicht ausreichend vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind. Eine datenschutzkonforme Entsorgung kann beispielsweise durch ein spezialisiertes und zertifiziertes Unternehmen erfolgen, welches regelmäßig auch die ordnungsgemäße Vernichtung der Daten bestätigt.

    Ein sorgsames Datenmanagement ist daher unerlässlich. Die Unterlagen bis zum St. Nimmerleinstag einzulagern, ist keine zulässige Option. Der Arzt bleibt datenschutzrechtlich verantwortlich und sollte regelmäßig den Archivbestand aktualisieren.

    Nach dem Inkrafttreten der DSGVO hat sich die Sensibilität für einen regelgerechten Umgang mit personenbezogenen Daten, insbesondere Gesundheitsdaten, in der Gesellschaft erheblich gesteigert. Immer häufiger verlangen ehemalige Patienten von ihren behandelnden Ärzten nach Abschluss der Behandlung, die Dokumentation zu vernichten und die Vernichtung nachzuweisen. Dieses Anliegen sollte man nicht brüsk zurückweisen, sondern angemessen reagieren. Eine Antwort könnte z.B. wie folgt lauten:

    Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient,

    gerne bestätigen wir den Eingang Ihrer Mitteilung und der damit verbundenen Bitte, die hier über Sie bestehenden Krankenunterlagen zu löschen bzw. zu vernichten.

    Ihre persönlichen und Ihre Gesundheitsdaten wurden zum Zwecke der Durchführung der ärztlichen Behandlung erhoben und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen gespeichert. Wir müssen Ihnen daher mitteilen, dass eine Löschung zum derzeitigen Zeitpunkt wegen bestehender gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und eines diesseitigen überwiegenden Interesses an der Aufbewahrung zum jetzigen Zeitpunkt nicht möglich ist. Wir sind von Gesetzes wegen verpflichtet, Patientenunterlagen regelhaft mindestens 10 Jahre aufzubewahren, ein weiteres Aufbewahrungsinteresse ergibt sich zudem unter Berücksichtigung der zivilrechtlichen Verjährungshöchstfristen.

    Wir haben Ihr Löschungsersuchen jedoch insoweit berücksichtigt, dass wir die Verarbeitung Ihrer (Gesundheits-)Daten eingeschränkt haben und diese mit einem entsprechenden Sperrvermerk versehen. Sobald es uns rechtlich möglich ist, werden wir die Daten unverzüglich löschen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Köln, April 2022

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